PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI E-ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR (PT. SUMBER KALIMANTAN ABADI – SIDOARJO)

PT. Sumber Kalimantan Abadi Sidoarjo memiliki banyak dokumen administrasi termasuk surat masuk dan keluar.
Proses pengarsipan manual yang digunakan saat ini cenderung rentan terhadap kehilangan, duplikasi, atau tidak
terkonfirmasi. Untuk mengatasi masalah ini, dikembangkan sistem e-arsip yang mudah diakses dan membantu proses
pengarsipan dokumen secara terstruktur dan detail. Pembuatan sistem ini meliputi pengumpulan data lapangan, analisis
masalah, perancangan database dan sistem, serta pengujian sistem menggunakan metode Black Box Testing dan pengujian
langsung oleh pengguna. Fitur utama yang tersedia dalam sistem ini antara lain upload bukti fisik untuk surat masuk,
statistik, dan notifikasi untuk konfirmasi. Hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem ini dapat menggantikan proses
pengarsipan manual dengan sistem komputerisasi dengan tingkat akurasi 100%. Pengujian pengguna menunjukkan tingkat
kepuasan yang tinggi, dengan 90% pengguna setuju atau sangat setuju terhadap kemudahan penggunaan sistem. Sistem ini
mengelola nomor surat secara otomatis, memberikan notifikasi untuk konfirmasi persetujuan, serta memudahkan proses
pencetakan surat keluar dalam bentuk softfile atau hardfile. Rata-rata pengguna melaporkan penghematan waktu 30-40%
dalam pengelolaan arsip